PIAM FARMACEUTICI WHISTLEBLOWING POLICY

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023, riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (il “Decreto”).

La norma è volta a tutelare il “whistleblower”, vale a dire il soggetto che segnala violazioni rilevanti per l’interesse pubblico, della pubblica amministrazione o della Società, di cui sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

La disciplina dettata in materia di whistleblowing è finalizzata a far sì che le imprese si impegnino al fine di tutelare i segnalanti dal rischio di subire possibili ritorsioni, garantendo la riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti.

Al fine di dare applicazione alla predetta normativa nel proprio contesto aziendale la Società ha adottato un procedura, che costituisce parte integrante del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società in conformità al D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, che individua, tra l’altro, un canale interno di segnalazione scritta accessibile tramite una piattaforma informatica disponibile al seguente link

https://whistleblowing.piamfarmaceutici.com/

CHI PUO’ EFFETTUARE SEGNALAZIONI DI WHISTLEBLOWING

Possono effettuare segnalazioni di whistleblowing attraverso i canali di segnalazione attivati dalla Società e indicati nel presente documento, i seguenti soggetti:

1. I dipendenti, i collaboratori, i tirocinanti, i consulenti, nonché le persone il cui rapporto con la Società è terminato, quando le informazioni sono state ottenute nel corso di tale rapporto, e le persone che hanno fatto domanda per un posto di lavoro all’interno della società, quando le informazioni sono state ottenute nel corso del procedimento di selezione o durante in periodo di prova;
2. gli azionisti, i soci e i titolari di diritti di voto nell’assemblea generale della Società;
3. i membri del Consiglio di amministrazione e comunque tutti i soggetti che ricoprono funzioni di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
4. i collaboratori esterni e occasionali;
5. i fornitori della Società e i loro subappaltatori, nonché i membri del Consiglio di amministrazione o di sorveglianza degli stessi, i membri della direzione di tali parti contraenti e subappaltatori, nonché i loro dipendenti.

La tutela delle predette categorie di soggetti trova applicazione anche nei casi in cui la segnalazione avvenga (i) quando il rapporto tra il segnalante e la Società non sia ancora iniziato, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o nel corso delle fasi precontrattuali; (ii) durante il periodo di prova; (iii) successivamente allo scioglimento del rapporto, se le violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

COSA PUO’ ESSERE SEGNALATO

Attraverso la presente procedura possono essere segnalate o divulgate, senza compenso economico diretto e in buona fede, informazioni relative a:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001 e violazioni dei Modelli di organizzazione, gestione e controllo adottati ai sensi del d.lgs. n. 231/2001;
• un atto, anche solo tentato, che possa comportare danno all’interesse generale e/o all’integrità della pubblica amministrazione;
• una violazione o un tentativo di nascondere una violazione di un trattato internazionale debitamente ratificato o approvato dall’Italia;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno
• una violazione o un tentativo di dissimulare una violazione di un atto unilaterale di un’organizzazione internazionale adottato sulla base di tale trattato, del diritto dell’Unione europea, della legge o dei regolamenti;
• una violazione o un tentativo di nascondere una violazione della legge o dei regolamenti.

A titolo esemplificativo, in materia di anti-corruzione, possono essere segnalati gli atti commessi in Italia o al di fuori del territorio italiano, che costituiscono:

• atti di corruzione,
• traffico d’influenze illecite.

COME FUNZIONA LA PIATTAFORMA

La Società, in conformità alle previsioni di cui al Decreto, ha attivato il proprio canale informatico di segnalazione interna in forma scritta.

La Piattaforma costituisce lo strumento preferenziale per l’invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.

La gestione del canale è stata affidata all’Organismo di Vigilanza della Società, nella persona del componente esterno (di seguito il “Gestore”).

La Piattaforma consente di:

-inviare una segnalazione;

-modificare o aggiornare una segnalazione inviata;

-consultare lo stato di una segnalazione inviata;

-ricevere riscontro sul seguito dato alla segnalazione.

La segnalazione scritta potrà essere effettuata nel modo seguente:

1. accesso alla whistleblowing platform (di seguito “Piattaforma”), tramite il seguente link: https://whistleblowing.piamfarmaceutici.com/ .
2. Partendo dalla homepage della Piattaforma, il segnalante potrà:

(i) procedere alla trasmissione di una nuova segnalazione cliccando il pulsante “Invia una nuova segnalazione” oppure

(ii) accedere ad un pratica connessa ad una segnalazione effettuata in precedenza inserendo il codice fornito dalla Piattaforma in sede di trasmissione nella box “Ha già effettuato una segnalazione?” posto ai piedi della homepage.

3. Il segnalante che intenda inviare una nuova segnalazione dovrà compilare il questionario offerto dalla Piattaforma stessa, scegliendo se procedere in maniera anonima o previa identificazione della sua identità. Qualora dovesse decidere di procedere in maniera anonima, l’anonimato sarà garantito dalla Piattaforma, che consentirà di procedere, ove necessario, con lo scambio di comunicazioni con il Gestore senza identificazione del soggetto segnalante.
4. Nella compilazione del questionario di cui al punto 3, la Piattaforma consentirà al soggetto segnalante di allegare alla segnalazione documentazione aggiuntiva, che possa rivelarsi utile per la verifica puntuale della pratica da parte del Gestore. L’allegazione di documentazione aggiuntiva è facoltativa e la mancanza di qualsivoglia allegato non sarà motivo di minor considerazione della segnalazione.

GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione, il Gestore rilascerà al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione mediante la Piattaforma.

Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, il Gestore fornirà al segnalante un riscontro in merito alla segnalazione, comunicando se vi sia stato dato seguito o meno e per quale motivo. Il segnalante sarà altresì informato della chiusura dell’indagine.

Le segnalazioni ricevute saranno analizzate dal Gestore, che ne valuterà la fondatezza e darà diligentemente seguito alla segnalazione nei modi ritenuti opportuni e in conformità alle regole e procedure aziendali, affinché sia verificata, anche attraverso indagini interne, la veridicità dei fatti segnalati e acclarate eventuali responsabilità. Il Gestore potrà avvalersi anche di esperti terzi, qualora necessario.

In caso di domande o necessità di chiarimenti ed integrazioni documentali, ricontatterà il segnalante per mezzo della Piattaforma.

Il segnalante verrà informato per mezzo della Piattaforma dell’avviamento e della conclusione dell’indagine, ma non potrà essere informato circa gli esiti della stessa.

TEMPO DI CONSERVAZIONE DEI DATI RELATIVI ALLE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni ricevute e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale dell’indagine.

TUTELA DEL SEGNALANTE

Il rispetto della presente procedura, compreso il principio di riservatezza, garantisce al segnalante una speciale protezione. Non è infatti ammessa alcuna ritorsione professionale nei suoi confronti, dove per ritorsione si intende qualsiasi atto o omissione, posto in essere in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare, alla persona segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Sono atti di ritorsione, ad esempio, il licenziamento, la sospensione o altre misure disciplinari; la retrocessione di grado o la mancata promozione; il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro o dell’orario, la riduzione dello stipendio; il mancato rinnovo di un contratto. Gli atti commessi in violazione del divieto di ritorsione sono nulli.

Qualora un atto ritorsivo dovesse essere compiuto nei confronti del segnalante in violazione della legge e della presente procedura, il fatto potrà essere denunciato all’ANAC, che è l’autorità competente ad accertare le violazioni in materia di whistleblowing e a comminare le relative sanzioni nei confronti di chi ha posto in essere l’atto di ritorsione. Gli atti ritorsivi, inoltre, possono essere annullati dall’Autorità Giudiziaria competente.

Il Gestore è responsabile della stretta riservatezza dell’intera procedura: identità del segnalante, fatti segnalati e persone destinatarie della segnalazione, anche nel caso di comunicazione a terzi quando questa è necessaria al solo scopo di verificare o elaborare la segnalazione. Chiunque ostacoli in qualsiasi modo la trasmissione di una segnalazione è passibile di sanzioni penali.

La protezione contro gli atti di ritorsione prevista per il segnalante dipendente è estesa, tra l’altro, a:

• persone legate al segnalante da legami affettivi o di parentela;
• colleghi di lavoro del segnalante;
• enti di proprietà del segnalante o per i quali le persone tutelate lavorano, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle persone di cui sopra.

Qualora la segnalazione risulti infondata, il segnalante non sarà ritenuto responsabile, purché la divulgazione delle informazioni sia necessaria e proporzionata alla tutela degli interessi coinvolti e purché siano utilizzati il canale di segnalazione interna di cui alla presente procedura o il canale di segnalazione esterna.

Tuttavia, le tutele di cui al presente punto non saranno garantite laddove venga accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, ovvero la responsabilità civile del medesimo, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In questi casi, peraltro, al segnalante o al denunciante verrà irrogata sanzione disciplinare.

SEGNALAZIONI ANONIME

La Società consente l’inoltro attraverso la Piattaforma anche di segnalazioni in forma anonima, che saranno prese in considerazione e valutate dal Gestore. Non è tuttavia garantito che alle segnalazioni in forma anonima sarà dato seguito, qualora non siano sufficientemente dettagliate e circostanziate.

SEGNALAZIONI IN MALAFEDE

Il segnalante non è tenuto a garantire la fondatezza dei fatti oggetto della segnalazione, la cui fondatezza sarà oggetto di analisi da parte del Gestore e della Società.

Tuttavia, è importante che, al momento della segnalazione, il segnalante abbia ragione di ritenere che il contenuto della medesima sia vero e che non siano segnalati fatti che il segnalante sappia essere infondati.

Qualora alla segnalazione sia dato seguito ed emerga che è stata trasmessa in mala fede, al solo fine di rivolgere false accuse di commissione di illeciti nei confronti di qualcuno o della Società, ciò potrà comportare nei confronti del segnalante in mala fede l’applicazione di sanzioni disciplinari, nonché civili, penali o amministrative.

CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO

Il Decreto ha previsto l’istituzione di un canale esterno di segnalazione, individuando nell’ANAC (Autorità Nazionale Anti Corruzione) l’autorità destinataria delle segnalazioni esterne. Il canale di segnalazione esterna è disponibile al link https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing ed è attivabile ogniqualvolta:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ad es. per un conflitto di interesse del Gestore, ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Piam Farmaceutici S.p.A.